Od 2026 roku wchodzi w życie jedna z największych zmian w rozliczaniu podatków w Polsce, Wprowadzony zostanie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć większość właścicieli mieszkań traktowała ten system jako narzędzie dla przedsiębiorców, nowe przepisy obejmą również osoby fizyczne, które wynajmują swoje nieruchomości lub inne składniki majątku firmom.
Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników. Od tego momentu wszystkie faktury wystawiane w relacjach B2B (czyli między podmiotami gospodarczymi) będą musiały być generowane i przesyłane poprzez system e-faktur.
Nowe regulacje obejmą również osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale wynajmują mieszkanie firmie. Jeśli więc najemcą nie jest osoba prywatna, lecz przedsiębiorstwo wykorzystujące lokal np. jako biuro, obowiązek korzystania z KSeF stanie się faktem.
Najem prywatny a obowiązki podatkowe
Wynajmujący często utożsamiają najem prywatny z prostymi rozliczeniami: ryczałtem ewidencjonowanym i brakiem faktur. Jednak, gdy druga strona umowy to firma, pojawia się obowiązek dokumentowania przychodów w sposób właściwy dla relacji gospodarczych.
KSeF obejmie też najem samochodów i sprzętu
Obowiązek e-fakturowania nie ograniczy się wyłącznie do nieruchomości. KSeF obejmie także sytuacje, w których osoba fizyczna udostępnia swojej firmie inne składniki majątku, np. samochody, sprzęt biurowy czy urządzenia techniczne. W takich przypadkach, jeśli transakcja jest opodatkowana VAT, również trzeba będzie korzystać z systemu e-faktur.
Osoby niebędące czynnymi podatnikami VAT mogą w dalszym ciągu wystawiać rachunki, które nie podlegają KSeF. Warto jednak pamiętać, że jeśli wynajmujący jest jednocześnie przedsiębiorcą i podatnikiem VAT, a przedmiotem umowy jest np. wynajem auta firmie, obowiązek wystawienia faktury w KSeF stanie się nieunikniony.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Wprowadzenie KSeF to kolejny krok w kierunku cyfryzacji i większej przejrzystości rozliczeń podatkowych. System umożliwia automatyczne przekazywanie faktur do administracji skarbowej, co zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia kontrolę przepływów finansowych. Jednocześnie dla wielu właścicieli nieruchomości będzie to duże wyzwanie organizacyjne.
Eksperci zalecają, aby już teraz przeanalizować swoje umowy najmu i ustalić, kto faktycznie jest najemcą. Jeśli jest to podmiot gospodarczy, należy przygotować się do obsługi e-faktur: uzyskać NIP, zapoznać się z zasadami funkcjonowania KSeF oraz ewentualnie wdrożyć odpowiednie narzędzia informatyczne.
KSeF – wyzwanie, ale też szansa
Choć wprowadzenie KSeF oznacza nowe obowiązki dla właścicieli mieszkań i innych składników majątku, w perspektywie długoterminowej może przynieść korzyści. Ujednolicenie fakturowania, automatyczna archiwizacja dokumentów i łatwiejsze rozliczenia podatkowe to rozwiązania, które mają usprawnić kontakty z administracją skarbową.
Właściciele wynajmujący lokale firmom powinni jednak pamiętać, że od kwietnia 2026 roku brak wystawienia e-faktury w KSeF będzie równoznaczny z błędem w rozliczeniu. Dlatego warto potraktować nadchodzące miesiące jako czas przygotowań tak, aby nowy system nie stał się źródłem stresu, lecz narzędziem ułatwiającym prowadzenie rozliczeń.
